副業メンバーが多数参画するなかでワークする組織を作るには、
ドキュメント文化を根付かせるのが不可欠です。
本稿ではナレッジドキュメントを作成する利点や、作成時の注意事項などをご紹介します。
目次
ドキュメントはなぜ必要か?
組織をスケールさせるため
様々な雇用形態のメンバーがいる組織では、口頭での伝達のみで必要な情報を浸透させるのが困難です。
稼働時間の制約によって口頭でコミュニケーションをとる機会が少なかったり、複数の環境にコミットしているためにマインドシェアが分散してしまうことなどが、情報が浸透しにくい原因です。情報が集約され誰でもアクセスできる環境は、非同期でのコミュニケーションを円滑に行う土台になります。
また、ドキュメントが整備されれば口頭での共有が不要な場面も増えるので、メンバーの急激な増加にも耐えられるようになります。
良質なナレッジドキュメントは、組織の成長のために不可欠なものです。成長曲線が鈍ってきた、個々のコミットが弱ってきたと感じる場合、まずはドキュメントを整備することから組織づくりを始めてみましょう。
ドキュメントを残すメリット
組織の透明性を確保できる
誰がいつどこで読んでも同じ情報を得ることができ、組織の透明性がアップします。
また、過去のプロセスや結果もトラッキング可能になるので、これまでの歴史も含めて組織・業務を理解でき、良い意思決定をしやすくなります。
工数削減できる
ドキュメントを作成するのには工数がかかりますが、都度口頭で情報を共有したり、情報を知っている人を探して声をかける手間を考慮すると、全体としての工数は削減できます。
何が正しい情報なのか判断に迷い、確認に時間がかかる場面でも、常にドキュメントを正とすることによってスムーズな情報把握が可能です。
自律的な組織づくりができる
ドキュメントが整備されていれば、まずは自分で調べる/自分から情報を取りに行く姿勢が強化され、組織の自律的な成長が期待できます。
また、個々の仕事内容が可視化され続けていて、自分がオーナーである情報の更新もミッションとなるため、仕事に最後まで責任を持って取り組むことにも繋がりやすくなります。
ドキュメント作成における注意点
更新し続ける
折角ドキュメントを作っても、更新されずに古い情報が残ったままになっているとドキュメントの信頼性が失われます。作ったドキュメントについてはオーナーを決め、内容に変更があった際には必ず更新すること、定期的に内容を見直し最新情報を載せ続けることをルール化しましょう。
更新のモチベーションを高めるために、ドキュメントの更新が称賛される雰囲気を積極的に作っていきます。
検索性の担保
必要なときに必要な情報にたどり着ける状態にしておきましょう。検索性を保つためには下記のようなことに注意します。
- 適切な階層化
- ミーティングログを保管する場所、マニュアルを保管する場所、など用途によって保管場所を決めておく
- 階層内の情報の粒度を統一する
- 表記ゆれの除去(同じ意味のワードは表現を統一する)
- 例:ナレッジ、knowledge、知識、ノウハウ・・・
- 内容を重複させない
- 同じ内容を説明する文書が複数あると、更新漏れの原因→信頼性の低下に繋がりやすいため
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